Wenn die interne Kommunikation stottert,
stolpert die Zusammenarbeit im Unternehmen
Die interne Kommunikation in Unternehmen ist eine wichtige Stellschraube für reibungslose Prozesse und Abläufe. Doch nicht selten höre ich in meiner Beratungspraxis von Unternehmern, Geschäftsführern oder anderen Führungskräften Sätze wie „… mit der internen Kommunikation haben wir echte Probleme!“ oder „… die interne Kommunikation funktionierte früher deutlich besser bei uns!
Die resultierenden Folgewirkungen schleichen sich meistens erst langsam in das Tagesgeschäft ein, um dann später – oftmals mit sich verstärkenden Wechselwirkungen – umso stärker zu Tage zu treten und das Tagesgeschäft in erheblichem Maße nachteilig zu beeinflussen. Die Folgen reichen von großer Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern bis hin zu deutlich spürbaren wirtschaftlichen Einbußen. Nicht selten klemmt es dann auch bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit oder das Schnittstellenmanagement ist spürbar aus den Fugen geraten. Ich finde: Das muss nicht sein!
Deshalb ist es dringend angeraten, im Hinblick auf eine sich verschlechternde interne Kommunikation im Unternehmen zu handeln und mindestens frühzeitig, im besten Fall bereits vorsorglich, die interne Kommunikation auf höchster Führungsebene in den Fokus zu rücken und die richtigen Hebel in Bewegung zu setzen. Was Du hierbei konkret tun kannst und wie Du die Kommunikation im Unternehmen nachhaltig verbesserst, möchten ich Dir nachfolgend zusammenfassen:
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Dr. Holger Schmitz im Kurz-Video über die interne Kommunikation und das Offene Tür Paradoxon
Die interne Kommunikation verbessern
„WIR schaffen das!“
Bekanntlich legen viele Unternehmen sehr viel Wert auf die externe Kommunikation, um beispielsweise Investoren, Kunden, Lieferanten sowie weiteren Personenkreisen ein „schickes“ Bild des Unternehmens zu vermitteln. So weit, so gut, ist das sicherlich notwendig und richtig für jedes Unternehmen. In der Praxis stelle ich allerdings immer wieder fest, dass dabei eine stark einseitige Fokussierung auf die externe Kommunikation gelegt und die interne Kommunikation geradezu vernachlässigt wird. Man könnte auch sagen, ein regelrechtes Schattendasein führt …!
In diesen Unternehmen wird die positive Wirkung der internen Kommunikation meistens erheblich unterschätzt. Teilweise wird die interne Kommunikation gar als lästige Pflichterfüllung gesehen („… okay, was können wir den Mitarbeitern mal wieder mitteilen? … wir haben da ja schon lange nichts mehr gemacht …“).
Die potenziellen Folgewirkungen, wie zum Beispiel große Mitarbeiterunzufriedenheit, gestörte Arbeitsabläufe oder auch Mitarbeiterkündigungen werden dabei oftmals ignoriert, so lange die Probleme nicht zu stark werden bzw. nicht zu deutlich an die Oberfläche gelangen.
Die Ursache dieses Phänomens liegt meistens darin verankert, dass den Unternehmenslenkern die Relevanz der internenen Kommunikation nicht richtig bewusst ist oder diese schlicht und einfach vernachlässigt wird.
Welche Ursachen dabei auch immer eine Rolle spielen, soll hier nicht weiter vertieft werden. Jedem Unternehmenslenker sollte aber klar sein, welch große Potenziale eine optimale interne Kommunikation im Unternehmen mit sich bringt, da hierdurch nicht nur störungsfreie Arbeitsabläufe organisiert werden können, sondern insbesondere auch wichtige Faktoren wie die Unternehmensidentifikation, die proaktive Verantwortungsübernahme oder auch die häufig unterschätzten Kräfte der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit deutlich optimiert werden!
Interne Kommunikation mit dem WIR!-Faktor: Erik Meijer und Dr. Holger Schmitz beim Carglass Führungskräfte Forum 2022
Zusammenarbeit fördern
und positive Wirkungen ernten
Da sich die Zusammenarbeit im Organisationen – insbesondere über Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinaus – meistens nicht von alleine ergibt, müssen diese Prozesse von Führungskräften aktiv angestoßen und intensiv begleitet werden. Hier spielt die interne Kommunikation über Bereichsgrenzen hinaus eine wichtige Rolle zur Stärkung der übergreifenden Zusammenarbeit. Dieses Vorgehen fordert die Führungskräfte und bindet sicherlich auch deren Zeit. Wer sich aber einmal die Mühe macht und diesen Prozess nachhaltig verfolgt, wird die positiven Wirkungen ernten und im Tagesgeschäft erheblich profitieren.
Denn durch eine optimale Zusammenarbeit werden Ressourcen effektiv genutzt und oft lässt sich beobachten, dass Mitarbeiter plötzliche Dinge eigenverantwortlich übernehmen, die vorher nicht übernommen worden sind. Hierdurch bekommen Führungskräfte mehr Zeit, um proaktiv AM Unternehmen zu arbeiten und weniger im Hamsterrad des Tagesgeschäfts gebunden zu sein.
Das schafft Freiräume für den Blick nach vorne, um sich beispielsweise mit der zukünftigen Organisationsentwicklung zu beschäftigen und neue Impulse in der Organisation zu setzen. Ein weiterer positiver Effekt: eine optimale interne Kommunikation leistet in Organisationen oft einen großen Beitrag bei der Entwicklung einer Kultur vom „Ich zum WIR“!
Allerdings wird es leider manchmal als attraktiver angesehen, sich selbst im Tagesgeschäft zu produzieren und den hochbeschäftigten Troubleshooter und Problemlöser zu geben, der sich unter ständigem Stress jeder Herausforderung stellt. Dass dieser Typ Führungskraft dann nicht selten an wiederkehrenden Symptomen kämpft, als dass er die Ursachen von Problemen löst, steht allerdings auf einem anderen Blatt…!
Tipps zur Optimierung der Zusammenarbeit
Schnittstellenkommunikation im Unternehmen
Was kannst Du als Unternehmenslenker oder Führungskraft konkret tun, um die interne Kommunikation dauerhaft und nachhaltig zu verbessern, so dass Du in Deinem Unternehmen auch entsprechende positive Signale setzen kannst? Hierfür möchte ich Dir einige Gedankenanstöße geben:
- Gib der internen Kommunikation in jedem Fall die notwendige hohe Priorität und kommuniziere stetig und systematisch über die eigene Arbeit, relevante Vorgänge sowie die Lage des Unternehmens. Hierdurch kannst Du den Zusammenhalt und die Identifikation fördern und die Effektivität im Unternehmen steigern, da sich die Mitarbeiter gut informiert und auch als wichtigen Teil des Unternehmens fühlen.
- Denke daran, dass die Generationen Y und Z ein deutlich höheres Bedürfnis an schneller und kurzer Kommunikation haben, die möglichst über Apps oder vergleichbare Anwendungen stattfindet. Sei dabei fortlaufend auf der Suche nach den innovativsten technischen Lösungen und kommuniziere die wichtigen Informationen auf kürzestem Wege mit maximaler Reichweite! Deine Mitarbeiter sollten relevante Informationen keinesfalls verspätet später oder über Dritte erfahren!
- Biete Deinen Mitarbeitern Kommunikations-tools, die Anreize über Gamification sowie Emoticons beinhalten. Durch die spieltypischen Elemente werden attraktive Anreize zur Kommunikation, zum Wissensaufbau sowie zum Spaß an der Arbeit gegeben. Emoticons dagegen drücken für jedermann verständliche Gefühle aus und vereinfachen den Zugang zu jüngeren Mitarbeitern.
- Pflege unterschiedliche Kommunikationsmedien in intensiver Weise. Hierzu gehören beispielsweise ein gut strukturiertes Intranet, effektive mailings (kein inflationärer Gebrauch), moderne Apps oder auch das gute alte schwarze Brett. Achte aber immer darauf, dass Du Informationen nicht wild an alle Mitarbeiter streust, sondern sehr zielgruppenorientiert bei der Kommunikation vorgehest.
Betreibe eine wertschätzende Kommunikation
- Betreibe eine wertschätzende, ehrliche Kommunikation. Lehne die Kommunikation dabei eng an die Werte und Normen Deines Unternehmen an. Auf diese Weise wird allen Mitarbeitern die Unternehmenskultur und -philosophie im Sinne verbindlicher Leitplanken klar. So schaffst Du eine wesentliche Säule für Vertrauen im Unternehmen, das eine essenzielle Basis des Erfolgs ist.
- Halte Dich an folgende Regel: Je größer Dein Unternehmen, desto wichtiger die interne Kommunikation. Denn mit zunehmender Größe fällt es Mitarbeitern in Organisationen immer schwerer, den eigenen Beitrag im Gesamtsystem auszumachen.
- Mache Dir bewusst, dass Mitarbeiter in Unternehmen mit einer ausgeprägten internen Kommunikationskultur eher bereit sind, Einschnitte und Einsparungen zu akzeptieren. Das kann in Krisenzeiten sehr hilfreich für Dein Unternehmen werden.
- Erzeuge ein nachhaltiges WIR-Gefühl im Unternehmen, bei dem sich alle Führungskräfte und Mitarbeiter respektvoll begegnen. Hierdurch stärkst Du die Kräfte der Zusammenarbeit und Du erntest eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Das wiederum ist eine der wesentlichen Grundlagen dafür, dass Deine Mitarbeiter glaubwürdig als überzeugte „Markenbotschafter“ nach außen wirken. Auf diese Weise verschmelzen die externe und interne Kommunikation zu einheitlichen Botschaften.
Schnittstellenkommunikation und visuelle Informationen
- Sorge für einen Informationsfluss in alle Richtungen, um eine crossfunktionale Kommunikation zu erreichen. Das gilt insbesondere auch dafür, über Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinaus zu kommuninzieren. Die horizontale Schnittstellenkommunikation vermittelt Wissen im gesamten Unternehmen. Teile gleichzeitig mit, welche Abläufe und Arbeitsleistungen für optimale Ergebnisse benötigt werden und sei dabei offen für die Probleme im Unternehmen.
- Arbeite mit Videos, denn „ein Bild sagt mehr als tausend Worte“! Ein Video eignet sich hervorragend zur Inhaltsvermittlung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass der Inhalt von Deinen Mitarbeitern geteilt wird. Diese Stimme Deiner Mitarbeiter ist authentischer als die Stimme eines Unternehmenssprechers und fördert den Austausch untereinander. Mache also Deine Mitarbeiter zu Deinen eigenen „Redaktueren“.
- Führe Mitarbeitergefragungen durch und biete Diskussionsforen an. Optimalerweise sind diese beispielsweise in einer Kommunikations-App enthalten und bieten eine durchgehende Bewertungs- und Analysemöglichkeit.
Das abschließendes Fazit
Zusammenfassend können wir festhalten, dass die interne Kommunikation ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg ist, der mit steigender Unternehmensgröße deutlich zunimmt. Wenn es gelingt, die Mitarbeiter zu „Markenbotschaftern des Unternehmens“ zu machen und eine horizontal organisierte, crossfunktionale Kommunikation im Unternehmen zu erzeugen, kann eine sich optimal ergänzende Verzahnung von interner und externer Kommunikation erreicht werden.
In der Kombination mit modernen Medien (wie zum Beispiel Kommunikations-Apps) kann ein verbesserter Zugang zu jüngeren Generationen erreicht und somit auch dem Fachkräftmangel entgegen gewirkt werden. Nicht zuletzt schafft eine optimale und horizontal angelegte Schnittstellenkommunikation stabiles Vertrauen sowie eine hohe Mitarbeiteridentifikation im Unternehmen und sichert einen breit angelegten Informationsaustausch, der in Krisenzeiten zur Stabilisierung im Unternehmen beitragen kann.
Im Endeffekt kann auf diese Weise aus einer ICH-Kultur eine synergetische WIR-Kultur erzeugt werden, die Dir die entscheidenen Wettbewerbsvorteile im Markt bringt! Auf diesem Weg wünsche ich Dir viel Erfolg und ein kräftiges YNWA!
Dr. Holger Schmitz
Leadership, Teamwork & Diversity
mit den Experten der business elf® – Managementberatung
Die business elf® – Managementberatung bietet Dir Angebote aus den Bereichen Leadership Development, Organisationsentwicklung und Keynotes an. Mit unserer ARENA DER ZUSAMMENARBEIT® sowie dem Leadership-Konzept FÜHRUNG 11.0 haben wir dabei spannende Konzepte im Portfolio.
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann frag unsere Leistungen gerne bei uns an. Du erreichst unsere Experten unter der Rufnummer 05401 / 89 69 981 oder unter anpfiff@business-elf.de.
Weitere blog´s mit interessanten Themen rund um Leadership, Teamwork & Diversity und interne Kommunikation findest Du hier:
- Mit umfassendem Digital Leadership! Führung in der VUCA-Welt
- Sky-TV-Experte Erik Meijer & Dr. Holger Schmitz im Video-Interview der ADG
- Motivation von Mitarbeitern. Hintergründe und die drei großen Motive
- PSI-Kompetenzberatung & die TOP/EOS-Diagnostik nach Prof. Kuhl
- Mitarbeiter vertrauensvoll und nachhaltig zum Erfolg führen
- Interview mit Dr. Holger Schmitz in der Bayer-Mitarbeiter-Zeitung „direkt“
- Soft Skills und erfolgreich im Unternehmen führen
- Teams nachhaltig entwickeln
- Die PSI-Theorie von Prof. Julius Kuhl. Motivation bei Mitarbeitern erzeugen
- Führungskompetenzen im Unternehmen erfolgreich ausbauen
Nachhaltig. Erfolgreich. Führen.
Foto beim Carglass Führungskräfte Forum 2022: Lars Hübner