Schnittstellenmanagement im Unternehmen
„Dahin gehen, wo es weh tut!“
Schnittstellenmanagement im Unternehmen ist Führungsaufgabe!
„Wir müssen die Zusammenarbeit im Unternehmen optimieren – unser Schnittstellenmanagement passt einfach nicht!“ – In der Praxis höre ich von Unternehmern, Geschäftsführern oder Führungskräften immer wieder, dass es im Tagesgeschäft insbesondere bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit „klemmt“ und in den Schnittstellen zwischen den Bereichen und Abteilungen eine große Schwachstelle auftritt.
Hierbei ist verwunderlich, dass in den betroffenen Unternehmen oftmals die Arbeitsabläufe umfassend beschrieben und auch eine Vielzahl von Zertifizierungen vorhanden sind, die die Prozessabläufe mit vielen Rauten und kleinen Kästchen umfassend visualisieren. Deshalb stellt sich die Frage: Woran liegt es, dass das Schnittstellenmanagement dennoch nicht optimal funktioniert und die Zusammenarbeit im Unternehmen zur Achillesferse wird?
Über den Tellerrand hinaus schauen!
Ein Beispiel aus der Praxis
Hierzu ein kleines Praxisbeispiel: Vor einiger Zeit führte ich ein Gespräch mit einem Unternehmer, der mir die in seinem Produktionsunternehmen vorhandenen Schnittstellen-Probleme eingehend und sehr detailliert schilderte. Auf meine gezielte Nachfrage, wo die Probleme konkret auftreten, stellte sich heraus, dass die Schnittstellen-Probleme nicht in allen Bereichen des Unternehmens vorlagen, sondern ein Bereich des Unternehmens kaum bis gar nicht betroffen war. Auf meine Frage, weshalb dieser Bereich kaum betroffen war, erhielt ich die prompte Antwort, „dass diesen Bereich Herr Kümmerer (Name redaktionell geändert) verantwortet, der einfach alles im Griff hat!“
Dr. Holger Schmitz im Kurz-Video über Schnittstellenmanagement und übergreifende Zusammenarbeit
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„Ach so, Herr Kümmerer der einfach alles im Griff hat!“, dachte ich mir und fragte weiter nach: „Was macht Herr Kümmerer denn anders, dass es in seinem Bereich so viel besser funktioniert?“ Von dem Unternehmer bekam ich darauf sinngemäß die folgende Antwort: „Herr Kümmerer ist ein sehr verantwortungsbewusster Mitarbeiter, der Problemen intensiv nachgeht und immer über den Tellerrand hinaus denkt!“ – Meine Übersetzung lautete wie folgt: Herr Kümmerer machte nicht halt vor Prozessabläufen, Organisationsanweisungen oder dem Organigramm halt, sondern gab der (abteilungsübergreifenden) Lösungsfindung freie Fahrt!
An Ursachen arbeiten …
… und nicht mit Symptomen kämpfen!
Was soll uns dieses kleine Beispiel aus der Praxis sagen? Bei näherer Betrachtung von Problemen im Schnittstellenmanagement werden die Ursachen oft schnell klar. Im Tagesgeschäft wird von den Führungskräften im Unternehmen aufgrund von Zeitmangel, falscher Priorisierung oder einfach um schnelle „Erfolge“ zu erzielen, sehr häufig ein ad-hoc-Management betrieben, dass die an den Schnittstellen auftretenden Probleme zwar oberflächlich zu lösen vermag, aber leider keine dauerhafte Lösung der zu Grunde liegenden Ursachen darstellt. Auf diese Weise entsteht nicht selten ein sich negativ entwickelnder Kreislauf der Symptombekämpfung, der auf Dauer sehr viel Kraft, Ressourcen und Geld kostet.
Auch entstehen Schnittstellen-Probleme oftmals nicht in einem einzelnen Bereich oder einer einzelnen Abteilung, sondern im heterogenen Zusammenspiel von Bereichen oder Abteilungen, so dass mehrere Führungskräfte zur Lösung der Schnittstellen-Probleme zusammenarbeiten müssen. Hier gilt es, auf die anderen Beteiligten aktiv zuzugehen und eine gemeinsame Lösungsfindung zu erreichen. Hier spielt weniger der Verantwortungsbereich im Organigramm eine Rolle als vielmehr das große Ganze, die Lösungsfindung im Sinne der Kunden! Das mag zwar auf den ersten Blick zunächst anstrengend sein, spart auf Dauer aber eine Menge Zeit, Ressourcen und Geld!
„Dahin gehen, wo es weh tut!“
Wie führungserfahrene Manager wissen, behindern nicht selten subjektive Bereichs- und Abteilungsinteressen oder auch persönliche Egoismen von Führungskräften die notwendige Kooperation zur dauerhaften Lösung von Problemen im Schnittstellenmanagement. In der Folge wird dann leider nur an den Symptomen, den sichtbaren Probleme gearbeitet, während an die wirklichen Ursachen, deren Abstellung einen deutlich größeren Aufwand mit sich bringen würde, nicht herangegangen wird. Oder etwas anders ausgedrückt: „Viele Führungskräfte gehen nicht dahin, wo es weh tut!“
Echtes Schnittstellenmanagement
versus ad-hoc-Management
Aus meiner Erfahrung ist diese oberflächliche Herangehensweise ein Hauptproblem, wenn es um die bereichsübergreifende Zusammenarbeit in Unternehmen schlecht steht und in der Folge dauerhaft an den gleichen Symptomen beim Schnittstellenmanagement gekämpft wird. Dabei wäre eine dauerhafte Lösung der Probleme relativ einfach herzustellen, wenn sich Führungskräfte die Zeit zur Ursachenanalyse nehmen und eine bereichs- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit herstellen würden.
Um die Probleme der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit zu lösen, sollte ein professionelles, intensives und bereichsübergreifendes Schnittstellenmanagement betrieben werden. Diese Aufgabe erfordert eine durchaus intensive Beschäftigung mit den vorhandenen Problemen, so dass viele Führungskräfte davor zurück schrecken.
Gefangen im heroischen Kampf
Die Hintergründe dieser Vorgehensweise sind recht klar. Ein aktuell vorhandenes Problem „schnell“ aus der Welt zu schaffen ist meistens viel einfacher und mit einem schnelleren – vielleicht sogar für alle sichtbaren – Erfolg verbunden, wohingegen das Abstellen der wirklichen Ursachen über nachhaltiges Schnittstellenmanagement zunächst einen deutlich größeren Aufwand mit sich bringt und der (dauerhafte) Erfolg sich vielleicht erst später einstellt.
Da nimmt man doch lieber den schnellen Weg, sonnt sich im kurzfristigen Erfolg, um gleich darauf in der nächsten Woche wieder zu glänzen, wenn das Problem in ähnlicher Weise erneut auftritt und man wieder zeigen kann, was man im ad-hoc-Management alles drauf hat! Diese Vorgehensweise im Hamsterrad mag ein heroischer Kampf sein, doch leider hilft dieser Unternehmen meistens nicht wirklich weiter!
Bereichsübergreifende Zusammenarbeit
im Unternehmen optimieren
Um ein wirksames Schnittstellenmanagement zu betreiben, möchte ich eindringlich empfehlen, sich intensiv mit der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit auseinanderzusetzen und auf die nachhaltige Lösung von Schnittstellen-Problemen hinzuwirken. Als Maxime sollte dabei ausgegeben werden, dass nicht Symptome im Mittelpunkt stehen, sondern die Ursachenanalyse in den Vordergrund rückt. Dabei sollten die Probleme offen angesprochen und diskutiert werden, um die wirklichen Ursachen für auftretende Probleme bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit ausfindig zu machen.
Echtes Schnittstellenmanagement zur dauerhaften Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit im Unternehmen erfordert Aufwand. Neben der zumeist nicht einfachen Analyse zur Identifikation der wirklichen Ursachen, bedarf es fast immer auch der Einbeziehung von Führungskräften verschiedener Bereiche, Abteilungen und Teams, um die vorliegenden Probleme dauerhaft zu lösen.
Dabei kommen natürlich immer wieder subjektive Wahrnehmungen verschiedener Führungskräfte ins Spiel, die es im Sinne des großen Ganzen und des gemeinsamen Unternehmenserfolgs zu managen gilt. Sicherlich kein einfaches Unterfangen, aber keinesfalls unmöglich, wie ich aus eigener Erfahrung zu berichten weiß!
Die Kräfte der Zusammenarbeit stärken
an den Schnittstellen im Unternehmen
Auch wenn die Prozessabläufe im Unternehmen noch so detailliert und intensiv beschrieben sind, stehen diese letztlich erst einmal „nur auf dem Papier“. Das Funktionieren der Prozesse im Tagesgeschäft muss von Führungskräften maßgeblich organisiert werden, damit die einzelnen Rädchen optimal verzahnt werden und synchron miteinander laufen.
Mit Schnittstellenmanagement sind zwar zunächst keine schnellen Erfolge zu erzielen und die Arbeit ist gerade am Anfang schwierig und langwierig. Doch die Praxis zeigt, dass sich der Aufwand lohnt, Schnittstellen-Probleme dauerhaft in den Griff zu bekommen, da hierdurch die schmerzhaften Transaktionskosten in Unternehmen deutlich verringert werden können. Die positiven Auswirkungen der Kräfte der Zusammenarbeit auf die Bilanz eines Unternehmens sollten meiner Erfahrung nach hierbei nicht unterschätzt werden!
Zusammenfassend empfehle ich, dass Führungskräfte immer aktiv über den Tellerrand hinausschauen und „dahin gehen, wo es weh tut!“ – Das sind erfahrungsgemäß die Schnittstellen von Team-, Abteilungs- und Bereichsgrenzen, an denen über nachhaltiges Schnittstellenmanagement das große Ganze, der gemeinsamen Erfolg eines Unternehmens, positiv gestaltet werden kann!
In diesem Sinne wünsche ich Dir viel Erfolg und ein kräftiges YNWA
Dr. Holger Schmitz
Passgenaue Zusammenarbeit im Unternehmen
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s Schnittstellen – Management im Unternehmen
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Foto- und Videoquelle: Hertz&Kopf