Effektive Kommunikation im Unternehmen
Dahin gehen, wo es weh tut: in die Schnittstellen!
Effektive Kommunikation ist wohl eine der wesentlichen Stellschrauben, um als Unternehmen und Führungskraft erfolgreich zu agieren. In diesem Beitrag möchte ich Dir meine persönlichen Erfahrungen weitergeben, wie effektive Kommunikation in der Praxis funktioniert und was Du als Führungskraft tun kannst, um möglichst effektiv zu kommunizieren. Hierfür kann ich auf 25 Jahre Führungspraxis zurückgreifen und leite hieraus hilfreiche Praxis-Tipps ab. Also, los geht’s, starten wir durch:
Um zu verstehen, warum effektive Kommunikation eine herausragende Bedeutung bei der Führung von Unternehmen hat, sollten wir uns nachhaltig vor Augen führen, dass sich Unternehmen per Definition als arbeitsteilige Organisationen verstehen. Das meint: verschiedene Experten mit unterschiedlichen Expertisen arbeiten gemeinsam an der erfolgreichen und wertschöpfenden Bedienung von Kunden mit Produkten oder Dienstleistungen. Dabei teilen sie sich ihre Aufgaben, um ein großes Ganzes entstehen zu lassen.
Ohne Frage brauchen arbeitsteilige Organisationen vor diesem Hintergrund Abläufe, Prozesse und Regeln, um die Arbeitsteilung nicht auseinanderdriften zu lassen, sondern bestmöglich zusammenzuführen! Hierfür gibt es einerseits die sogenannte Ablauforganisation (Strukturierung von Prozessen zur Abarbeitung von Aufgaben) und die Aufbauorganisation, die unter anderem die Verantwortlichkeiten in einer Organisation regelt. So weit, so gut!
In meinen persönlichen Erfahrungen habe ich allerdings immer wieder festgestellt, dass im Rahmen dieses Zusammenspiels ein essenzieller Punkt mit herausragender Bedeutung oft stark vernachlässigt wird: die Schnittstellenkommunikation! Was meine ich hiermit? Um diese Frage zu beantworten, möchte ich einige exemplarische Sätze zitieren, die ich in der Praxis immer wieder höre:
- „Die Kommunikation – vor allem zwischen den Abteilungen – ist bei uns schlecht“
- „Es fehlt bei uns an Transparenz und Information“
- „Manchmal weiß bei uns die linke Hand nicht, was die rechte tut“
- „Wir haben ein stark ausgeprägtes Silodenken, das uns ineffektiv und langsam macht“
Die Spinne im Netz
Professionelle Schnittstellenkommunikation
Wer mit den oben genannten Sätzen (Problemen) zu kämpfen hat, arbeitet meistens ineffektiv und nicht selten entstehen erhebliche Transaktionskosten, die sich auch in den Bilanzen betroffener Unternehmen wiederfinden. Ich denke das muss nicht sein und sollte durch effektive Kommunikation verhindert werden! Was also, kannst Du tun, um diese Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen?
Meiner Erfahrung nach reicht es nicht aus, die oben beschriebenen (theoretischen) Punkte der Organisationslehre umzusetzen und dann das Prinzip Hoffnung walten zu lassen bzw. eine Organisation sich selbst zu überlassen getreu dem Motto: „Et hätt noch immer jot jejange!“
Ich halte es vielmehr für sehr wichtig, dass neben den aus der Organisationslehre genannten Punkten vor allem ein proaktives Führungsverhalten etabliert wird, das eine effektive Kommunikation in einer Organisation entwickelt!
Wer eine effektive, optimierte Zusammenarbeit in einer Organisation erreichen will, sollte sich über ein professionelles Schnittstellenmanagement sowie eine professionelle Schnittstellenkommunikation Gedanken machen. Hiermit verbinde ich unter anderem die folgenden, elementaren Punkte, die ich Dir als Praxis-Tipps aus meiner langjährigen Erfahrung mitgeben möchte:
- Benenne eine für die Zusammenarbeit in der Organisation verantwortliche Person (Schnittstellenmanager)
- Gebe dieser Person als Schnittstellenmanager die zur Organisation von übergreifender Zusammenarbeit notwendigen Befugnisse
- Organisiere eine konsequente Besprechungskultur mit klaren Zielen und Verantwortlichkeiten
- Verzahne Besprechungen eng miteinander, so dass eine übergreifende Kooperation auf Arbeits- und Mitarbeiterebene entsteht
- Sorge für eine intensive und aktive – jeden Tag stattfindende – übergreifende Kommunikation
Ich nenne dieses aus den vorgenannten Punkten entstehende Prinzip wie folgt: Die Spinne im Netz! Bei dieser Organisationsform hält der im Zentrum des Netzes positionierte Schnittstellenmanager einerseits die vom Zentrum nach außen gerichteten Fäden in der Hand (verschiedene Organisationseinheiten) und vernetzt diese dabei auf der kommunikativen Ebene im 360° Bogen miteinander (übergreifende Koordination)! Ganz nach dem Prinzip und Aufbau eines Spinnennetzes!
Deine Vorteile liegen auf der Hand
Nutze sie!
Die Vorteile des Systems „Spinne im Netz“ liegen deutlich auf der Hand:
- Die Verantwortlichkeit für Zusammenarbeit ist im Zentrum klar definiert
- Alle Fäden laufen im Zentrum an einer Stelle zusammen. Das Zentrum „spürt“ dabei sämtliche Bewegungen im Netz
- Eine übergreifende Vernetzung zwischen verschiedenen Organisationseinheiten wird über die Fäden sicher gestellt
- Ziele werden gemeinsam vereinbart, transparent kommuniziert und konsequent zum Erfolg geführt
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Mehr erfahren
Dr. Holger Schmitz im Kurz-Video über den „Schnittstellenmanager“
Effektive Kommunikation in Unternehmen
Mein zentraler Tipp für die Praxis
Wenn Du Dir nun die Frage stellst, wo und wie oft Du ein solches System bereits in der Praxis angetroffen hast, bist Du meiner Erfahrung nach bereits nah bei der Antwort, warum Silodenken (Inseldenken) so verbreitet ist und Zusammenarbeit sowie Kommunikation eine Problemstelle von Unternehmen sein können! Denn die Organisation von Zusammenarbeit ist meiner Erfahrung nach oft nicht richtig oder erst gar nicht adressiert.
Die Folge: Niemand fühlt sich für Zusammenarbeit, übergreifende Kommunikation sowie Koordination von Organisationseinheiten verantwortlich. Da darf man sich nicht wundern, wenn es mit der Zusammenarbeit nicht klappt und eine effektive Kommunikation mehr Wunschdenken als Realität ist! Und genau aus diesem Grund möchte ich Dir folgenden, zentralen Praxis-Ratschlag geben:
Betreibe ein aktives Schnittstellenmanagement mit einer für diese Aufgabe geeigneten und verantwortlichen Person und gehe in der Führungspraxis weit über das prozesshafte Verknüpfen von Tätigkeiten hinaus. Koordiniere die Tätigkeiten im Unternehmen proaktiv und kommuniziere intensiv über Grenzen von Organisationseinheiten. Stelle dabei ein wirksames Netzwerk auf der Arbeitsebene her. Wenn Du das schaffst, tritt Silodenken in den Hintergrund und die Kräfte der Zusammenarbeit werden synergetisch entfesselt. Dann wird Führung dauerhaft entlastet und bekommt mehr Zeit, um AM Unternehmen zu wirken (und weniger im Unternehmen gebunden zu sein).
Wer effektive Kommunikation und Zusammenarbeit erreichen möchte, sollte nicht zu stark in organisationstheoretischen Ansätzen stecken bleiben, sondern praxistaugliche Lösungen für das Tagesgeschäft nutzen! Hier bietet sich der Aufbau eines intensiven Schnittstellenmanagements an. Klar, das bringt auch Aufwand mit sich. Aber aus meiner Erfahrung kann ich mit großer Überzeugung sagen, dass der erzielbare Nutzen die entstehenden Aufwendungen erheblich übersteigt, wenn es richtig und nachhaltig angepackt wird!
Effektive Kommunikation und herausragende Zusammenarbeit braucht deshalb Führungskräfte, die sich dieses Themas verantwortlich annehmen und die notwendigen Schritte in der Praxis etablieren. Wenn Organisationen und Unternehmen bereit sind, diese Schritte zu gehen, ist die Chance sehr groß, essenzielle Verbesserung zu erzielen und die Effektivität der Kommunikation sowie der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit deutlich zu stärken!
Ich wünsche Dir auf diesem Weg viel Erfolg, alles Gute und ein kräftiges You’ll never WORK alone!
Dr. Holger Schmitz
Leadership, Teamwork & Diversity
mit der business elf® – Managementberatung
Du erkennst effektive Kommunikation als wichtigen Baustein für Erfolg und möchtest Silodenken verhindern? Dir ist es wichtig, als Führungskraft andere Menschen bestmöglich zu fordern und zu fördern? Es ist Dir ein Anliegen, Erfolg gemeinsam zu gestalten? Dann lass für einen ersten, unverbindlichen Austausch gerne ins Gespräch kommen! Die business elf® – Managementberatung unterstützt Dich dabei, Zusammenarbeit zu stärken und Silodenken konsequent entgegen zu treten!! Für Infos und einen initialen Kontakt erreichst Du uns unter 05401 / 89 69 981 oder anpfiff@business-elf.de.
Weitere Beiträge über Leadership, Teamwork & Diversity und effektive Kommunikation als Führungskraft findest Du auch unter folgenden links:
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Nachhaltig. Erfolgreich. Führen.
Videoquelle bei der BMW Aftersaleskonferenz 2018: Hertz & Kopf, Nena Jägersberger