Transformationsprozesse erfolgreich gestalten

Transformationsprozesse in Organisationen

Erfolg in Organisationen gestalten

Agile Transformationsprozesse mit dem WIR-Faktor

Transformationsprozesse sind in unseren schnelllebigen Zeiten ein wichtiger Erfolgsfaktor von Organisationen. Dadurch, dass Märkte und das mit Ihnen verbundene unternehmerische Umfeld zunehmend volatiler werden, sind strukturelle Anpassungen mittels Transformationsprozessen für Organisationen unumgänglich, wenn sie dauerhaft erfolgreich am Markt agieren möchten. In diesem Beitrag beschäftige ich mich damit, wie Transformationsprozesse führungsseitig erfolgreich gestaltet werden können und was Organisationen und ihre Mitarbeiter für eine erfolgreiche Umsetzung tun sollten. Also, los geht’s:

Wer Transformationsprozesse erfolgreich gestalten möchte, sollte sich vor allem darüber klar werden, dass jede Form der Transformation immer auch eng mit der Unternehmenskultur sowie der Organisationsentwicklung zusammen hängt. Das bedeutet: Transformationsprozesse sollten immer so gestaltet werden, dass Mitarbeiter aktiv in die Veränderungen eingebunden werden und ihnen dabei die Notwendigkeit von Veränderungen nachhaltig bewusst gemacht bzw. erklärt wird. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Transformationsprozesse viel Geld und Zeit kosten, am Ende aber wenig bewirken oder gar ins Gegenteil kippen und eine negative Entwicklung verursachen.

Wenn Transformationsprozesse in der Praxis erfolgreich umgesetzt werden sollen, sollten diese keinesfalls top-down vorgegeben oder gar per Dekret durchgesetzt werden, sondern vielmehr mit einem gemeinsamen WIR!-Gefühl in einem agilen Umfeld unter Nutzung positiver gruppendynamischer Prozesse angegangen werden! Mit anderen Worten ausgedrückt bedeutet das: Mitarbeiter von Beginn an einbeziehen, fortlaufend intensiv kommunizieren, Ideen und Kritik aufnehmen und den Prozess flexibel und agil gestalten!

Kurzdefinition Transformationsprozesse

Transformationsprozesse bezeichnen eine gezielte Veränderungsentwicklung von einem Ausgangszustand (IST) zu einem angestrebten Ziel-Zustand in der Zukunft (SOLL). In Transformationsprozessen werden eine Organisation sowie deren Abläufe und Beziehungen grundlegend neu gestaltet. Durch die umfassende Komplexität der Veränderungen greifen Transformationsprozesse tief in die DNA einer Organisation ein und wandeln das Gesamtgefüge in multidimensionaler Weise, um den angestrebten Zielzustand, eine neue „Identität“ zu erreichen.

Aufgrund der Komplexität sowie der umfassenden Neugestaltung beziehen sich Transformationsprozesse grundsätzlich auf eine Organisation in ihrer Gesamtheit und nicht auf einzelne Teilbereiche, so dass sich fundamentale Veränderungen dahingehend ergeben können, wie Organisationen am Markt agieren und Mehrwert für ihre Kunden schaffen.

Dr. Holger Schmitz im Video über Transformationsprozesse in Organisationen

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Angst und Respekt nehmen

Hürden gemeinsam und erfolgreich überwinden

Aus der Praxis kann ich berichten, dass Transformationsprojekte immer wieder von Bedenken und Ängsten begleitet werden. Allein das Wort Transformationsprozess erzeugt bei einigen Führungskräften und Mitarbeitern gerne Schweißperlen auf der Stirn.

Die Folge: Transformationsprojekten eilt oftmals der Ruf voraus, dass sie nicht nur schwierig, sondern auch selten von Erfolg gekrönt sind. Dieses negative Image wurde in der Vergangenheit durch diverse Studien bestätigt, deren Ergebnisse besagten, dass in etwa nur ein Drittel aller Transformationsprozesse erfolgreich verlaufen sind.

Keine Frage: Transformationsprojekte sind tatsächlich nicht einfach zu „orchestrieren“. Aber genau das kann auch ein enormer Reiz für alle Beteiligten sein, wenn man es richtig anpackt! Wichtige Voraussetzungen für erfolgreiche Transformationsprozesse sind meiner Erfahrung nach unter anderem die folgenden Eckpfeiler, die ich Dir als Tipps mitgeben möchte:

Führung von Mitarbeitern - Chancen statt Probleme

Professionelle Projektvorbereitung und -planung, die in mehrere, verzahnte Projektbausteine mündet
Durchführung von Zukunftswerkstätten und Workshops zum Status Quo sowie zum Zielbild
Durchgehend flächendeckendes Einbeziehen von Führungskräften und Mitarbeitern
Fortlaufende, intensive Kommunikation auf allen Ebenen: vor, während und nach der Transformation!
Immer wieder Feedback einholen und Kritik während des gesamten Prozesses zulassen
Kontinuierlich den Projektfortschritt messen und evaluieren
Konsequente Umsetzung gesetzter Ziele und Meilensteine verfolgen
Erfolge positiv herausstellen und gemeinsam feiern

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Die 20/60/20 Regel

Pull-Effekte erzeugen und Identifikation stiften

Aus eigener Erfahrung kann ich berichten, dass sich bei Projekten zur Transformation mehr oder weniger fast immer eine 20/60/20-Konstellation einstellt. Zu Projektbeginn „schreien“ ca. 20% der Beteiligten „Hurra“, dass das Thema endlich angegangen wird. Weitere 20% der Beteiligten sind demgegenüber (sehr) kritisch und sehen keinen Sinn in dem angestrebten Projekt (was sie auch gerne nach außen kommunizieren). Die übrigen 60% stehen zwischen diesen beiden Polen in einer eher abwartenden Position. Sie haben weder eine besonders positive, noch eine ablehnende Haltung, sondern stehen dem Projekt erstmal zurückhaltend gegenüber.

Transformationsprozesse gemeinsam gestalten

Eine entscheidende Stellgröße für den Erfolg von Transformationsprojekten besteht nunmehr darin, die in der Mitte stehenden 60% dahingehend zu bewegen, dass sie im Laufe der Zeit auf den Zug des Transformationsprozesses aufspringen. Ich nenne das: Pull-Effekte erzeugen! Das meint, Identifikation zu stiften und andere Menschen zu begeistern, aktiver Teil eines Transformationsprozesses zu werden.

Wem das gelingt, der hat einen ganz großen Erfolgsbaustein für das Gelingen eines Transformationsprojektes gelegt. Meinen Kunden empfehle ich für das Erreichen dieses Zieles eine Form der „freundlichen Penetranz“. Damit meine ich folgende Vorgehensweise: Nachhaltig und konsequent im Sinne der Zielstellung am Ball bleiben, hierbei aber immer positiv und freundlich agieren und das Rad nicht überdrehen!

Wenn erstmal eine kritische Größe positiver Zustimmung für einen Transformationsprozesse überschritten wird, entsteht ein sich selbst verstärkender Sog, der weitere Mitarbeiter motiviert, sich aktiv und positiv in den Transformationsprozess einzubringen. Auf diese Weise ist es möglich, über die Zeit auch einen nicht zu unterschätzenden Teil der kritischen 20% hinter das Projekt zu bekommen.

Erfahrungsgemäß wird man zwar nie alle Mitarbeiter begeistern können, aber das wäre als Zielstellung auch eine Illusion. Vielmehr ist es entscheidend, den deutlich überwiegenden Teil der Mitarbeiter hinter den Transformationsprozess zu bekommen. Im Sinne der Zielerreichung ist man dann sicherlich auf einem guten Weg!

Die Führungsmannschaft als STARKE Einheit

ist essenziell für erfolgreiche Transformationen

Um dieses Ziel zu erreichen, kommt der Führungsmannschaft einer Organisation eine essenzielle Rolle zu. Hier ist eine möglichst vollständige Geschlossenheit erforderlich, um einen Transformationsprozess erfolgreich zu implementieren. Das beginnt bereits im TOP-Management, wo alle Mitglieder voll und ganz hinter dem Projekt stehen müssen und zieht sich durchgehend weiter über die anderen Führungsebenen bis zu allen Mitarbeitern.

Denn bei einem Punkt kann man sich ganz sicher sein: Mitarbeiter (bzw. Menschen im Allgemeinen) erkennen sehr schnell, ob die Ernsthaftigkeit und auch Überzeugung bei Führungskräften flächendeckend vorhanden ist. Wenn hier eine löchrige Struktur besteht, werden Transformationsprozesse mit hoher Wahrscheinlichkeit scheitern, da die Mitarbeiter merken, dass die Führungsmannschaft selbst nicht komplett dahinter steht!

Aus diesem Grunde sollte der Vorbereitung von Transformationsprozessen auf Führungsebene eine herausragende Bedeutung gegeben werden. Hierbei geht es darum, alle Führungskräfte ins Boot zu holen, um ein gemeinsames Verständnis der angestrebten Transformation zu erzeugen und eine geschlossene Einheit zu bilden.

Hierfür ist sehr viel vorbereitende Kommunikation in unterschiedlichen Gesprächen und Meeting-Formaten notwendig, was unzweifelhaft oft viel Zeit, Geld, Geduld und nicht selten auch Überzeugungsarbeit kostet. Aber dieses Engagement lohnt sich garantiert im Sinne der Zielerreichung, wie ich aus eigener Erfahrung zu berichten weiß!

Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Denn eines sollte jedem klar sein, der Transformationsprozesse verantwortet: am Ende des Tages ist es deutlich schlechter und auch kostenintensiver, wenn ein Transformationsprozess nach der Durchführung scheitert!

Transformation oder Change?

Entscheidend ist immer der Erfolg!

Wer sich mit Transformationsprozessen und/oder Change Management beschäftigt, trifft früher oder später auf eine Abrenzungsdiskussion zu diesen beiden Begriffen bzw. Prozessen. Oftmals fällt es dabei schwer, eine genaue Abgrenzung zu finden und die Begriffe werden manchmal sogar miteinander vermischt. Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal lässt sich aber recht klar benennen:

Transformationsprozesse lassen sich vom Change Management im Wesentlichen über die Tiefe des Wandels abgegrenzen. Dabei wird Transformationsprozessen gegenüber dem Change Management mehr Langfristigkeit und Dauerhaftigkeit zugeschrieben. Das heißt: der Wandel in der Transformation ist fundamentaler, aber auch experimenteller und weniger planbar und vorhersehbar. Daraus folgt, dass Transformationsprozesse im Gegensatz zum Change Management grundsätzlich noch agiler aufgestellt sein sollten, da Organisationen sich hier zum großen Teil neu erfinden und ihre internen wie externen Beziehungen neu definieren.

Change Management ist gegenüber der Transformation kleinteiliger und kann sich auf viele einzelne Prozesse, Abläufe oder Details beziehen. Dabei kann kann der Change auch kulturelle Aspekte und eine Verhaltensänderung einbeziehen, muss es im Gegensatz zur Transformation aber nicht beinhalten. Die Transformation bedingt immer eine nachhaltige Veränderung der DNA einer Organisation und greift vielmehr in die Basisstruktur ein. Hier geht es immer um eine Verhaltens- und Denkveränderung, während diese im Change, wo es teilweise auch nur um Veränderungen von Prozessen und Abläufen gehen kann, nicht Grundvoraussetzung ist.

Unabhängig von dieser definitorischen Abgrenzung ist eines entscheidend: Transformationsprozesse als auch Change Projekte müssen sich immer am Erfolg messen! Wie oben bereits erwähnt, beschreiben Studien immer wieder, dass viel zu viele Transformationsprozesse scheitern und nicht erfolgreich umgesetzt werden.

You’ll never WORK alone!

Die Kräfte für erfolgreiche Transformationen bündeln!

Aus meiner persönlichen Erfahrung der letzten zwanzig Jahre liegt das Scheitern von Transformationen nicht selten daran, dass die kommunikative Vorbereitung und Begleitung unzureichend sind und die beteiligten Menschen somit nicht nachhaltig abgeholt und hinter das Projekt gebracht werden. Ein weiterer großer Stolperstein kann auch darin bestehen, dass Transformationen (aber auch Changes) mehr oder weniger eher einem Selbstzweck folgen (z.B. von außen initiiert sind oder dadurch entstehen, „weil man ja mal wieder was machen muss“ ;-)). Die Folge ist dann oftmals eine inkonsequente Umsetzung, die mehr oder weniger bereits im Vorfeld zum Scheitern verurteilt ist.

Um genau das zu vermeiden, kann ich jedem nur nahe legen, Transformationsprozesse oder Change Projekte immer flächendeckend mit der erforderlichen Nachhaltigkeit und Konsequenz anzugehen. Und zwar vom planerischen Anfang bis zur finalen Umsetzung. Alles andere ist meines Erachtens fahrlässig und birgt die große Gefahr des Scheiterns. Damit genau das nicht passiert, steht auch in diesem Beitrag zum Abschluss wieder unser großes Motto: „You’ll never WORK alone!“ – Denn wenn Du es schaffst, die gemeinsamen Kräfte für Transformationsprozesse interdisziplinär zu bündeln, wirst Du am Ende mit großen Erfolgen belohnt!

In diesem Sinne, wünsche ich Dir viel Erfolg bei der Umsetzung Deiner nächsten Transformation für die erfolgreiche Gestaltung der Zukunft in Deiner Organisation!

Dr. Holger Schmitz

Transformationsprozesse gemeinsam gestalten

mit der business elf® – Managementberatung

Du möchtest Transformationsprozesse erfolgreich gestalten und suchst nach einem Partner für die externe Begleitung? Dann lass uns gerne ins Gespräch kommen, um Dein nächstes Projekt gemeinsam erfolgreich zu gestalten. Gerne unterstützen wir Dich und Deine Organisation mit unserer Expertise! Du erreichst unsere Experten unter 05401 – 8969981 oder anpfiff@business-elf.de.

Weitere Informationen über Kultur- und Organisationsentwicklung sowie Transformationsprozesse und Change Management findest Du auch unter folgenden links: