Effektive Meetings und konsequente Besprechungskultur

Effektive Meetings sowie konsequente Besprechungskultur

Besprechungen erfolgreich organisieren

und Transaktionskosten vermeiden

Effektive Meetings mit konsequenter Besprechungskultur sind wohl der Wunsch fast aller Unternehmenslenker und Führungskräfte. Doch so groß dieser Wunsch, so anders sieht es oft in der Praxis mit der realen Besprechungskultur aus! Da mutieren Besprechungen immer wieder zum ineffektiven, gemeinsamen Rudel Kaffee trinken und rücken den eigentlichen Zweck in weite Ferne. Sehen so effektive Meetings aus?

Kurioserweise wissen in betroffenen Unternehmen irgendwie alle um die Problematik, nur ändern kann oder will das vermeintlich kaum jemand! Deshalb stellt sich die Frage: Warum eigentlich? Im Grunde ist doch klar, dass mit ineffektiven Meetings und Besprechungen enorme Transaktionskosten erzeugt werden, die es besser zu verhindern gilt!

Angebot zu Leadership Development anfragen!

Um dem Ziel „Effektive Meetings“ näher zu kommen, stellt sich vor allem die Frage, warum Besprechungen überhaupt ineffektiv sind. Schauen wir uns die Ursachen für ineffektive Meetings an, gibt es einen ganzen Blumenstrauß an Gründen, die ich erfahrungsgemäß wie folgt zusammenfassen möchte:

Unklare Zielstellung bzw. schlechte Kommunikation des Besprechungszwecks
Falsch zusammengesetzte Besprechungsteilnehmer
Zu viele Besprechungsteilnehmer für effektive Meetings
Zu lang dauernde Meetings
Schlechte oder keine Vorbereitung
Kommunikationsdefizite während der Besprechungen
Mangelhafte Moderation
Keine konsequente Protokollführung
Ausufernde Redebeiträge verhindern effektive Meetings
Es wird in nicht auf den Punkt gearbeitet
Keine Konsequenz bezüglich des Nachhaltens von Zieldefinitionen
Kuschelkurs und Komforzone prägen „die Runde“, statt zielorientierte Konsequenz
Persönliche Animositäten verhindern die sachliche Auseinandersetzung eng an der Zielstellung
usw.

Dr. Holger Schmitz im Kurz-Video über effektive Meetings und Besprechungskultur

YouTube Kanal abonnieren

Raus aus der Komfortzone

und rein in konsequente Führung

Die vorgenannten Gründe werden vielen Lesern sicherlich bekannt vorkommen. Dennoch gelingt es trotz dieses Wissens oftmals nicht, den Schlendrian aus den Besprechungen heraus zu bekommen. Warum eigentlich nicht? Was hindert daran, effektive Meetings zu erreichen?

Meiner Erfahrung nach hat dieses Phänomen unter anderem oft mit zu viel Komfortzone, ausgeprägtem Kuschelkurs, defizitären Führungskompetenzen oder einem falschen Mindset zu tun. Oder besser ausgedrückt: Mit einem gefährlichen Mix aus allen vorgenannten Komponenten. Doch was heißt das konkret?

Meiner Erfahrung fällt es betroffenen Unternehmen oftmals schwer, die Dinge konsequent anzugehen und vor allem auch konsequent bis zum Ende zu verfolgen. Ich nenne das gerne das Konsequenz-Dilemma der Führung! Dieses Dilemma beschreibt folgende Punkte:

Konsequente Führung ist anstrengend und wird somit gerne gemieden
Konsequenz findet außerhalb der eigenen Komfortzone statt, die ungern verlassen wird
Es werden Kontroversen gescheut, die bei konsequenter Führung auf der sachlichen Ebene notwendig sind
Man agiert lieber im Kuschelkurs, da es sich hier (zumindest auf den ersten Blick) leichter leben lässt

Wenn Führung im Konsequenz-Dilemma gefangen ist, kann meistens beobachtet werden, dass Führungskräfte an den genannten Punkten refllexartig zurückschnellen. Es ist ja auch viel einfacher in der Komfortzone zu verharren als konsequent zum Erfolg zu steuern. Das gilt umso mehr, je stärker Organisationen von einer schwerwiegenden Fehlwahrnehmung betroffenen sind, bei der konsequentes Verhalten verwechselt wird mit Strenge oder gar autoritärem Verhalten!

Spätestens jetzt, wenn diese Fehlwahrnehmung vorliegt, sind wir bei einem weiteren, zentralen Ankerpunkt angekommen: Dem Mindset im Unternehmen! Denn wenn Konsequenz fälschlicherweise mit Strenge oder autoritärem Verhalten gleichgesetzt wird, dann passt etwas Grundlegendes nicht und die Alarmglocken sollten aus allen Kanälen läuten!

In einer solchen Kultur haben es selbst die besten Führungskräfte schwer, erfolgreich zu arbeiten, da ihnen konsequente Zielerreichung als autoritäre Führung ausgelegt wird. In solchen Fällen muss erst das Mindset, die tief verankerte DNA im Unternehmen verändert werden, bevor Führungskräfte überhaupt wirksam agieren können.

Konsequente Besprechungskultur im Unternehmen

Bewährte Tipps aus der Praxis

für effektive Meetings

Wie wir wissen, haben Besprechungen nicht den besten Ruf in vielen Unternehmen. Oft fallen Sätze wie: „zu langatmig“, „nicht auf den Punkt gebracht“, „bei uns findet ein Meeting nach dem Nächsten statt“ usw.! Dabei sind es nicht die Besprechungen selbst, die es zu kritisieren gilt! Vielmehr ist es der Umgang mit den Besprechungen!

Deshalb stellt sich im Zentrum die Frage, was Du als Führungskraft tun kannst, um Besprechungen zum Erfolg zu führen und auch andere Menschen für erfolgreiche, effektive Meetings zu begeistern? Um diese Frage zu beantworten, möchte ich Dir einige bewährte Praxis-Tipps aus meiner eigenen Führungserfahrung mitgeben:

Wähle für jede Besprechung den Teilnehmerkreis sehr sorgfältig aus. Das Motto hierbei: Weniger ist mehr!
Kläre gleich zu Beginn jeder Besprechung(-sreihe) über Sinn, Zweck und Ziele auf
Definiere gleich zu Anfang die Spielregeln mit dem Fokus auf konsequente Zielerreichung
Alles was ablenkt, ist konsequent aus Besprechungen raus zu halten (und hier meine ich nicht nur Smartphones …)
Redebeiträge müssen von allen Teilnehmern auf den Punkt gebracht werden: Prosa war gestern!
Trainiere eine professionelle „Streitkultur“: ohne persönliche Animositäten, für die gemeinsame Sache!
Effektive Meetings bedeutet auch: Setze ein Zeitlimit. Ist dieses erreicht, endet die Besprechung!
Bereite jede Besprechung professionell vor, so dass Du sicher moderieren kannst
Organisiere eine klare Tagesordnung, in die die Teilnehmer wichtige Punkte einbringen können
Sorge für eine konsequente Protokollführung durch eine andere Person (z.B. Assistenz)
Fokussiere das Protokoll auf klare to do’s mit persönlicher Verantwortungsübernahme sowie Datum der Erledigung
Stelle das Protokoll allen Teilnehmern kurzfristig zur Verfügung
Halte die Punkte des Protokolls hinsichtlich der Zielerreichung immer konsequent nach und bleib „eng am Ball“
Agiere als Moderator einer Besprechung nach dem Motto: Freundliche Penetranz!
Und ganz wichtig zu erkennen: Der Erfolg einer Besprechung hängt direkt am Besprechungsleiter!

Dr. Holger Schmitz im Video über Eskalationsmanagement und professionelle Streitkultur

Über das Mindset und Führungskompetenz

zur konsequenten Besprechungskultur

Wenn Du die vorgenannten Punkte als Führungskraft regeln kannst, wirst Du effektive Meetings mit einer konsequenten Besprechungskultur abhalten können und Deinen Verantwortungsbereich Stück für Stück zum Erfolg führen. Doch es geht um mehr als Deinen persönlichen Verantwortungsbereich, sei es auf Teamleitungsebene oder auch auf Geschäftsführungsebene. Es geht bei effektiven Meetings auch um den Blick für das große Ganze. Es geht um das gesamte Unternehmen, in dem überall Besprechungen stattfinden.

Deshalb möchte ich empfehlen, eine aufeinander abgestimmte und miteinander vernetzte Besprechungskultur zu organisieren. Ich spreche hierbei gerne von der Spinne im Netz. Das meint: eine crossfunktionale, horizontale Vernetzung im Unternehmen, die auf der Arbeitsebene tief in die Organisation eindringt, so dass durch die entstehende Zusammenarbeit Führung auf Dauer entlastet wird!

Das meint: Durch geschickte thematische Verknüpfung ressortübergreifender Themen und sinnvoller Zusammenstellung fachübergreifender Besprechungsteilnehmer lässt sich eine enge abteilungsübergreifende Verzahnung im operativen Tagesgeschäft herstellen. Das verhindert nicht nur Silodenken, sondern stärkt die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit einem positiven, wechselseitigen Verständnis!

Um im Endeffekt zu effektiven Meetings / Besprechungen zu kommen, gilt es hinsichtlich der Ursachenanalyse, zwei verschiedene Ebenen zu betrachten. Erstens: Passt das Mindset im Unternehmen und existieren überhaupt die richtigen Randbedingungen für effektive Meetings? Zweitens: Besitzen die Führungskräfte die notwendigen Kompetenzen, um zielorientierte, effektive Meetings zu organisieren?

Sollte es bereits beim erstgenannten Punkt Defizite geben, empfehle ich eine intensivere Auseinandersetzung mit dem Modell „Freiheit in Grenzen“ und der schrittweisen Implementierung entsprechender Leitplanken im Unternhemen. Falls es beim zweitgenannten Punkt stocken sollte, lässt sich mit entsprechender Führungskräfteentwicklung Abhilfe schaffen. Und sollte es bei beiden Punkten Defizite geben, empfehle ich eine schnelle Kontaktaufnahme über die unten stehenden Kontaktdaten der business elf® – Managementberatung! 😉

In diesem Sinne wünsche ich Dir viel Erfolg für effektive Meetings mit einer konsequenten Besprechungskultur: You’ll never WORK alone!

Dr. Holger Schmitz

Effektivität & Zielerreichung

mit den Experten der business elf® – Managementberatung

Effektive Meetings und eine konsequente Besprechungskultur sind wichtige Eckpfeiler für den Erfolg von Unternehmen! Doch leider müssen wir immer wieder feststellen, dass Besprechungen ineffektiv laufen und viel Zeit und Geld verschwendet werden. Doch das muss nicht sein, wenn man das Thema konsequent angeht. Deshalb helfen wir an dieser Stelle seitens der business elf® – Managementberatung gerne weiter. Wenn Du unsere Unterstützung und Erfahrung nutzen möchtest, erreichst Du unsere Experten unter 05401 / 8969981 oder anpfiff@business-elf.de. Wir freuen uns auf Deine Kontaktaufnahme, um mit Dir über effektive Meetings in einer konsequenten Besprechungskultur zu sprechen!

Neben effektiven Meetings gibt es viele weitere Führungsthemen, mit denen wir uns intensiv beschäftigen. Einen kleinen Auszug findest Du nachfolgend:

Nachhaltig. Erfolgreich. Führen.

You'll never work alone - Leadership & Teamwork im Unternehmen

Foto- und Videoquelle bei der e.on Führungskräftetagung: e.kundenservice Netz GmbH

Fotos von der pco connect 2019: Berny Seyme Photography